People Manager pomáhá krotit rozpočty projektů

19. 05. 2015

Dodržování rozpočtu projektu patří ve světě projektového řízení k základním prioritám každého projektového managera. Podívejte se na čtyři základní strategie, které vám pomohou zvládnout projektové finance. 


Pokud má projekt problémy s dodržováním rozpočtové kázně (ve skutečnosti se to děje velmi často), není považován za úspěšný. Stejně je tomu i s nedodržováním termínů nebo s nenaplněním očekávání zákazníků. Proto musí projektoví manageři opravdu pečlivě řídit rozpočty svých projektů. Předkládáme Vám proto čtyři strategie, které vám pomohou udržet váš projektový budget pod kontrolou a k prevenci před roztočením nákladové spirály. Je jasné, že malé překročení budgetu se koriguje lépe, než třeba 50% přečerpání.

  1. Pravidelně dohlížejte rozpočty. Projekt, který běží bez pravidelných a častých kontrol a řízení rozpočtu, bude pravděpodobně směřovat k neúspěchu. Dlouholetá nesčíslněkrát ověřená praxe ukazuje, že pokud se pravidelné kontroly neprovádějí, tak se rozpočet prostě vymkne kontrole. Pravidelné revize hospodaření s projektovými penězi tedy podstatně zvyšují šance na udržení projektu pod kontrolou. Rozhodně nepoužívejte metodu „Jednou a dost“.
  2. Pravidelně plánujte využití zdrojů. Tak jako musí být hospodaření s projektovým rozpočtem pravidelně kontrolováno, stejně musí být kontrolováno a řízeno využití lidských zdrojů. Mzdy totiž zpravidla patří k velmi významným položkám v rozpočtu. Projektoví manageři by měli v týdenním cyklu řídit počty pracovníků, kteří jednak aktuálně na projektu pracují, ale také kteří budou potřeba na další práce. To umožní poměrně dobře utilizovat vlastní zdroje a mít přehled o dalších potřebách pro zdárné dokončení projektu. 
    Výkonným pomocníkem při plánování a řízení zdrojů může být právě People Manager. Přehledně eviduje pracovníky a rozsah jejich využití, výkazy práce a náklady na jejich mzdy. To vše spolu s ostatními náklady na projekt poskytuje užitečné podklady pro udržení projektových financí.
  3. Průběžně informujete svůj tým. Mezi informace, které byste se svým projektovým týmem také měli sdílet, je plánování a stav čerpání rozpočtu. Je opět osvědčenou zkušeností z praxe, že tým, který je dobře informován o projektu, má mnohem větší „tah na branku“ a má mnohem větší šanci projekt dokončit. Rovněž pracovníci, kteří mají včas správné informace o projektu a o své práci, dokáží vedle lepšího výkonu lépe hospodařit se svěřenými zdroji.
  4. Pečlivě řiďte rozsahy projektů. Nejasné souhrny požadavků pro definici rozsahu projektu je jednou z nejčastějších příčin přečerpání rozpočtu. Pokud do vašeho projektu nějakým způsobem začnou pronikat neplánované vícepráce, rozpočet se zhroutí pod rychlým vyčerpáním díky neplánovaným nákladům. Projektoví manageři musí velmi opatrně řídit změny a vícepráce v rámci původní definice rozsahu projektu. Pokud zákazník požaduje úpravy a změny oproti původně definovanému rozsahu projektu, projednejte s ním také nový rozpočet.

Projektový rozpočet musí být organickou součástí projektu – projektoví manageři jej musí pravidelně kontrolovat se členy týmu, s klienty, dodavateli a svým managementem. Pokud také management a klienti mají kvalitní přehled o hospodaření s projektovými prostředky a zdroji projektů, je zde dobrý předpoklad jejich podpory zdárného dokončení projektu.

Petr Moláček
petr.molacek@principal.cz

Blog


People Manager pomáhá krotit rozpočty projektů – 19. 05. 2015

Dodržování rozpočtu projektu patří ve světě projektového řízení k základním prioritám každého projektového managera. Podívejte se na čtyři základní strategie, které vám pomohou zvládnout projektové finance. 


People Manager významně rozšiřuje podporu řízení ekonomiky projektů. – 08. 01. 2015

Aplikace People Manager, která je určena pro podporu projektového řízení, správu alokací zdrojů a kapacitní plánování, přináší na začátku roku opět řadu nových funkčností. Rozvoj aplikace se významně zaměřujeme na podporu ekonomické agendy projektového řízení. Přináší rovněž řadu nových reportů doplněných přehlednými grafickými zobrazeními.


People Manager přináší podporu What-if analýzy a dalších 13 novinek – 19. 11. 2014

Pro uživatele jsme na začátek podzimu mohli opět připravit řadu nových funkcí a vylepšení. K nejvýznamnějším novinkám patří například Přehled činností dle projektů a oddělení s What-If analýzou, Hromadné žádosti o alokace, Detail vytíženosti ve formě Excelu nebo Týdenní pohledy na alokace.

 


S jakými typy služeb obchodujeme aneb s čím nám pomáhá People Manager – 22. 07. 2014

V oblasti obchodu IT se úspěšně pohybuji více než 10 let. Už jsem si za tu dobu zvykl na dotazy, zejména od nezasvěcených zvědavců, s jakými službami že to vlastně obchodujeme a co to vlastně prodáváme. Zda se jedná jen o hardware nebo software a že prý dokonce prodáváme lidi. Rád bych proto v krátkém přehledu představil některé typy prodávaných IT služeb včetně rozdílných přístupů a přínosů pro zákazníky.



People Manager radí: Jak na efektivní alokace zdrojů a správu projektů část 2. – 27. 06. 2014

V první části jsme si popsali zodpovědnosti a činnosti čtyř hlavních rolí v rámci projektu: Project Manager, Resource Manager, Vykazující pracovník a Management. Dnes si popíšeme, jak jednotlivé role pracují v aplikaci People Manager.


Aplikace People Manager nyní nově se Správou releasů – 25. 06. 2014

Aplikace People Manager, která je určena pro správu alokací zdrojů a řízení projektů, nově rozšířila svoje možnosti o základní správu releasů. Spolu s alokacemi a projekty je tak nyní možné sledovat i releasy služeb a aplikací po celou dobu realizace.


People Manager radí: Jak na efektivní alokace zdrojů a správu projektů část 1. – 20. 06. 2014

Jedním z nejdůležitějších předpokladů pro co nejhladší průběh projektu a jeho úspěšné předání zákazníkovi je dobrá komunikace mezi všemi zúčastněnými stranami. To zahrnuje mimo jiné včasné předávání a sdílení správných informací a termínů, srozumitelné zadávání úkolů, nebo správné reportování výsledků managementu, zákazníkovi a členům projektových týmů.

Novinky


People Manager řídí alokace pracovníků a hlídá náklady projektů společnosti Neit Consulting – 16. 04. 2015

Konzultační IT společnost Principal engineering, s.r.o. dodala společnosti Neit Consulting s.r.o. řešení People Manager pro řízení alokací firemních pracovníků, kapacitní plánování a správu projektových nákladů. 

 


People Manager významně rozšiřuje podporu řízení ekonomiky projektů. – 08. 01. 2015

Vývoj People Manageru přinesl v aplikaci nové funkčnosti, které se významně zaměřují na podporu ekonomické agendy.


Představení Peoplemanageru na konferenci Projektové řízení 24.9.2014 – 19. 11. 2014

Zdeněk Macháček a Tomáš Sysala předvedli řešení People Manager na třech workshopech na Konferenci projektového řízení http://www.pmkonference.cz/. Konference se konala 24.-25.9. v Praze v hotelu angel´s na Smíchově. 

 


People Manager se představil na semináři Oraclu – 16. 09. 2014

Na semináři SExEE, který pořádal Oracle 11. srpna 2014 ve svých kancelářích v Praze na Chodově se účastníkům akce také představil People Manager, řešení pro správu projektových zdrojů a kapacitní plánování.


Aplikace People Manager nyní nově se Správou releasů – 25. 06. 2014

Aplikace People Manager nově rozšířila svoje možnosti o základní správu releasů. Spolu s alokacemi a projekty je tak nyní možné sledovat i releasy služeb a aplikací po celou dobu realizace.

Nová funkčnost dovoluje příslušným uživatelům přehledně sledovat v unikátním grafickém zobrazení průběhy realizace jednotlivých releasů a jejich etap. Proces vzniku aplikace je tak možné monitorovat od požadavku nasazení, přes návrh řešení až po její uvolnění do produkčního prostředí.


People Manager ve finále prestižní soutěže „IT produkt roku 2014“ – 03. 06. 2014

Naše aplikace People Manager postoupila do finále druhého kola osmého ročníku prestižní soutěže „IT produkt roku 2014“. Soutěž, kterou vyhlašuje redakce časopisu Computerworld již osmým rokem, má za cíl vyzdvihnout výrobky disponující vlastnostmi, které je významně odlišují od konkurenčních produktů stejné kategorie.


Aplikace People Manager přichází s novou grafickou úpravou. – 04. 04. 2014

Pohledy na jednotlivé tabulky a zobrazení jsou více přehlednější a elegantnější. Výhodou je také responzivní design, který umožňuje zobrazení na různých typech zařízení.

Kontakt

Principal Engineering s.r.o.
Hanusova 16
140 00 Praha 4
Česká republika

Tel: +420 724 590 926
info@peoplemanager.cz


Zpráva pro nás